Kỹ năng của Kê toán quản lý và thu hồi công nợ trong doanh nghiệp

Quản lý và thu hồi công nợ luôn là yêu cầu thiết yếu đối với sự tồn tại và thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay mất nhiều thời gian, nguồn lực nhưng vẫn chưa tìm ra được những cách thức hiệu quả để giải quyết vấn đề này. Dưới góc nhìn của một đơn vị chuyên môn trog lĩnh vực thu hồi công nợ, DFC sẽ tư vấn cho các bạn một số cách thức quản lý công nợ hiệu quả, hạn chế sự dây dưa thanh toán của các khách hàng, đảm bảo dòng tiền của công ty bạn không bị tắc nghẽn:

1. Quản lý chặt chẽ công nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh: không cho công nợ phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.

2. Thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho công ty của bạn: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng như quy định rõ thời gian, cách thức cho việc gửi thư nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cần phải ý thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.

3. Thể hiện ngày cụ thể thời gian tối đa khách hàng phải chi tra trong hóa đơn của bạn. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.

4. Email hoá đơn cho khách hàng thay vì gửi qua đường bưu điện để rút ngắn được quá trình thu hồi.

5. Khi một khách hàng dùng dằng quá lâu, có nghĩa rằng việc gửi email cũng như văn bản đề nghị thanh toán là không có hiệu quả vì chúng có thể sẽ bị ném đi hoặc xoá mất. Thay vào đó hãy nhấc điện thoại lên và hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể.

Yêu cầu một cam kết chính xác, lập biên bản cụ thể các lần gặp gỡ, đừng để khách hàng kết thúc cuộc trao đổi bằng cách thoái thác “Tôi sẽ gửi trong vài ngày tới”. Bạn phải yêu cầu khách nợ đưa ra lý do khách nợ đưa ra để không thanh toán công, một con số chính xác về thời gian và số công nợ sẽ trả. Đây có thể là những cơ sở pháp lý rất tốt phục vụ có hiệu quả trong việc nhắc nợ cũng như hoàn thiện chặt chẽ pháp lý hồ sơ công nợ nếu khách nợ cố tình chây ỳ không muốn thanh toán công nợ.

6. Luôn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp. Đây là một giao dịch kinh doanh, bạn giao hàng và khách hàng nợ bạn tiền. Trước khi gọi cho khách hàng trễ hạn, bạn hãy xem lại toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng này. Để các thông tin này kế bên để tham khảo ngay khi bạn đang trao đổi. Cuộc trao đổi của bạn phải gây được sức ép lên khách nợ, thể hiện cho khách nợ biết rằng bạn hoàn toàn có các cách thức biện pháp buộc khách nợ phải trả nợ nhưng bên cạnh đó cũng luôn mong muốn với tinh thần hợp tác thiện chí nhằm thương lượng và tạo điều kiện cho khách nợ hoàn thành việc trả nợ,

7. Cần làm việc với người có thẩm quyền quyết định và giải quyết vấn đề công nợ. Trường hợp cần phải có sự liên hệ giữa nhân viên và người quản lý thì cần có một đề nghị về việc sắp xếp làm việc với người có thầm quyền, hãy trình bày thật ngắn gọn mục đích của cuộc gọi và hạn chót thanh toán. Hãy yêu cầu người thư ký ghi chú lại thông tin cuộc gọi của bạn và xác nhận lại thông tin.

8. Luôn luôn lưu trữ cẩn thận dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ của bạn với khách hàng như email, công văn, các biên bản làm việc… Bạn có thể cần những thứ này cho việc tranh tụng sau này.

9. Bán sát mọi diễn biến động thái chi trả cũng như khất nợ cũng như mọi thông tin liên quan đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách nợ để có thể đưa ra những giải pháp nhanh chóng và kịp thời đối với cụ thể từng khách nợ, tránh rơi với tình trạng khách nợ bỏ trốn, phá sản… mà chủ nợ không hề hay biết;

10. Một tổ chức chuyên thu nợ. Nếu đã quá hạn thanh toán 90 ngày và tài khoản nnày bị trượt giá với tỷ lệ 15%/tháng thì bạn nên yêu cầu một tổ chức chuyên thu nợ đứng ra làm việc với khách hàng này. Đừng nên đề công nợ của bạn tồn tại quá lâu bởi như vậy rủi ro mà bạn có thể phải đối mặt có thể sẽ rất lớn.

 

bám trái
bảm phải